Extensis Bewertungen: 4.0/5 – Solide Wahl

Ich finde Suitcase Fusion ein hervorragendes Tool für jeden Grafikdesigner. Mittlerweile gehört es zu den Dingen, die man nach der ersten Benutzung unbedingt verwenden möchte. Ich hatte vor einem Monat auch einige technische Probleme, und das Team im Chat war sehr hilfsbereit.

Wie immer bin ich kein großer Fan des Abo-Modells, aber ich verstehe, dass es wohl der einzige Weg ist. Ich wünschte mir allerdings, dass das Programm die vielen doppelten Schriftarten entfernen würde.

Ich besitze 10,000 Schriftarten, und wenn ich die Suche nach der richtigen Schriftart um ein paar Minuten verkürzen kann, ist das für mich ein enormer Erfolg. Suitcase bietet mir die nötigen Werkzeuge, um visuell zu sortieren.

Die Hauptfunktionen von Extensis Portfolio umfassen eine Asset-Bibliothek, anpassbares Branding, Metadatenverwaltung, Reporting/Analyse, Dateikonvertierung, Such-/Filterfunktionen, Workflow-Management, Asset-Sharing, Asset-Kategorisierung und vieles mehr. Nutzer erhalten eine kostenlose Testversion von Extensis Portfolio, um die Eignung der Software für ihre Bedürfnisse zu prüfen. Die Software ist für Windows und Mac verfügbar und stellt Bilder professionell im PDF-Format bereit. Bilder lassen sich mit wenigen Klicks schnell finden. Die Software funktioniert unter Windows und Mac identisch. Die PDF-Download-Option erleichtert die Arbeit. Der Support ist hervorragend: Die Mitarbeiter sind professionell, beantworten Fragen umgehend und bieten Lösungen. Im Vergleich zu Konkurrenzprodukten ist die Software sehr kostengünstig.

Es lässt sich nur installieren und ist nicht webbasiert, was die Benutzer einschränkt, da sie es nur von ihrem Computer aus nutzen können. Manchmal ist die Ausführung auf einem Mac im Vergleich zu Windows schwieriger. Es bedarf umfangreicher Anpassungsmöglichkeiten, um den individuellen Bedürfnissen gerecht zu werden. Anfängern oder neuen Mitarbeitern kann es schwerfallen, sich an die erweiterten Funktionen zu gewöhnen.

Extensis Portfolio ist insgesamt ein hervorragendes Tool, das seine Aufgaben schneller und produktiver erledigt. Die Basisfunktionen werden effizient und kostengünstig ausgeführt. Es zentralisiert unsere Assets und sorgt für deren übersichtliche Organisation. Dank seiner hohen Funktionalität ist es eine lohnende Investition. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und benutzerfreundlich.

Die Benutzeroberfläche ist nicht zu komplex und sehr intuitiv, fast schon benutzerfreundlich. Dadurch können sich unsere Mitarbeiter auf ihre Aufgaben konzentrieren, anstatt sich mit der Bedienung auseinandersetzen zu müssen. Die Nutzung ist nicht für alle Mitarbeiter verpflichtend. Das System kann parallel zu anderen Aktivitäten mit unseren Dateien betrieben werden. So profitieren unsere Mitarbeiter von der angenehmen Oberfläche, während unsere IT-Teams weiterhin die Wartung der Dateien und Server übernehmen können. Die API haben wir bisher noch nicht intensiv genutzt, sind aber gespannt darauf, welche Möglichkeiten sich für die Integration in andere Arbeitsabläufe und Systeme bieten.

Unser IT-Team bevorzugt eine Linux-Version, um die Wartung zu vereinfachen. Sie läuft zwar manchmal etwas langsam, das liegt aber eher an unserer Konfiguration als an der Software selbst. Daher lohnt es sich, von Anfang an Zeit in die korrekte Einrichtung zu investieren, da dies im Nachhinein lästig sein kann.

Dies ermöglicht es uns, eine Vielzahl bestehender Systeme zu bewerten und zu organisieren und unsere Arbeitsabläufe deutlich effizienter zu gestalten. Dadurch können wir zukünftig viel mehr Mitarbeitende befähigen, Systeme selbstständig zu finden und darauf zuzugreifen, anstatt uns auf ein kleines Team zu verlassen.

Extensis Portfolio hat mir geholfen, meine vielen verschiedenen Dateien in den gängigsten Formaten übersichtlich zu ordnen. Die Funktionen Perfect Sync und Find machen die Arbeit noch einfacher.

Bei der Verarbeitung prioritärer, benutzerdefinierter oder weniger bekannter Formate kam es gelegentlich vor, dass die Software plötzlich nicht mehr funktionierte. Auch die Verarbeitung versteckter Dateien wurde nicht durchgeführt, was die Funktionalität stark einschränkt.

Ideal, um Dateien übersichtlich zu organisieren und über verschiedene Profile hinweg zu synchronisieren.

Die einfache Dateiübertragung (auch großer Videodateien), die Verwaltung von Metadaten in großen Mengen und die Suchfunktion machen Extensis Portfolio für uns unverzichtbar. Die Möglichkeit, unkompliziert Kataloge mit spezifischen Benutzerzugriffen für jede Einheit unserer Abteilung zu erstellen, bietet optimale Kontrolle über unsere Assets. Einfache serverseitige Upgrades, Backups und Datenwiederherstellungsoptionen machen die Administration kinderleicht. Der zusätzliche Vorteil, neue Überwachungsordner aus bestehenden Netzwerkfreigaben und alten Archiven zu importieren, verkürzt die Migration zu Portfolio erheblich. Dadurch konnte ich Assets aus mehreren Jahren innerhalb weniger Wochen in Portfolio migrieren.

Das Aktualisieren von Clients auf verschiedenen Rechnern erfordert einen Download aus Extensis Portfolio. Ein automatisierter, integrierter Client-Updater würde Zeit sparen und sicherstellen, dass alle Benutzer die neueste Version verwenden. Um Zeit zu sparen, wäre es hilfreich, den Pfad zu einem Ordner einfach teilen zu können. Wenn mir beispielsweise ein Benutzer den Pfad zu einer Gruppe von Assets sendet, gibt es keine Möglichkeit, den Pfad direkt einzugeben, um zum selben Ordner zu gelangen.

Alle unsere Assets befinden sich an einem zentralen Ort. Dadurch profitieren wir von allen Vorteilen eines zentralen Speichers. Alle Assets sind indexiert und durchsuchbar. Intelligente Keywords bieten zusätzliche Metadaten. Dank des zentralen Systems lassen sich Backups aller Assets problemlos erstellen. Portfolio ist ein hervorragendes Tool, um Assets zu sortieren, die aus älteren Speichersystemen migriert wurden. Das Durchsuchen der Dateien ist einfach. Skripte können ausgeführt werden, um doppelte Dateinamen zu finden. Beim Sortieren der Assets stieß ich auf Bilder, die ich in naher Zukunft verwenden wollte, und erstellte Galerien, die auf diese Bilder verweisen. Ältere Assets, die sich auf externen Quellen befanden, wurden nun in Portfolio integriert, wodurch das Risiko eines Datenverlusts beseitigt wurde. Die Komplexität eines freigegebenen Netzwerkordners kann die Arbeit erheblich erschweren. Bei uns gab es keine unterschiedlichen Zugriffsebenen. Benutzer konnten Assets nach Belieben verschieben, löschen oder ausschneiden. Die Suche nach Dateien in diesem freigegebenen Netzwerkordner war sehr zeitaufwendig. Mit Extensis Portfolio haben Benutzer nun die benötigten Zugriffsrechte. Die Suche nach Assets hat sich dadurch deutlich verkürzt. Eine Aufgabe, die normalerweise Stunden in Anspruch nehmen würde, da man nach einer bestimmten Gruppe von Vermögenswerten suchen müsste, kann in Minuten erledigt werden.

- Die Katalog-Asset-Verwaltungsfunktion von Extensis Portfolio ermöglicht es mir, Website-Inhalte in Katalogordnern und Galerien zu organisieren. - Der Katalog wird automatisch aktualisiert, sobald ein Asset hinzugefügt oder entfernt wird. - Die Software bietet Katalogvorlagen, die von technischen Teams zur Erstellung von Katalogen anhand der benötigten Informationen verwendet werden können. - Die Asset-Suchfunktion von Extensis Portfolio hilft Benutzern, im Kontroll-Repository gespeicherte Assets zu finden.

Ich kann nicht sagen, dass ich bisher irgendwelche ernsthaften Nachteile bei dieser Lösung festgestellt habe.

Die Software unterstützt Führungskräfte beim Teilen von Assets, der Zusammenarbeit, dem Hochladen von Dateien und der Katalogverwaltung. Extensis Portfolio ermöglicht Nutzern den einfachen Import von Dokumenten und unterstützt darüber hinaus das Einbetten von Bildern, Audio- und Videodateien aller Formate sowie die Veröffentlichung dieser Informationen auf der Produktwebsite.

Dieses Produkt ist optimal für die Verwaltung großer Dateisammlungen verschiedener Formate. Es bietet leistungsstarke Werkzeuge zum Konvertieren, Suchen und Organisieren einer Vielzahl von Mediendateien. Dateien lassen sich einfach finden und durchsuchen. PDF-Dateien können heruntergeladen werden. Perfekte Berichtsfunktionen sind ebenfalls vorhanden. Das Produkt unterstützt diverse Dateiformate für digitale Assets, z. B. Audiodateien, Videos und Bilder. Ein sehr aktives und hilfsbereites technisches Kundensupport-Team steht Ihnen zur Verfügung.

Bis jetzt erfüllt das Produkt seine hervorragende Funktion einwandfrei, und ich kann keinerlei Probleme damit feststellen.

Schneller Zugriff auf verschiedene Dateien, Verwaltung verschiedener Dateien, Hochladen von Bildern, Dateiorganisation usw.

Die Schnellsuche hilft Nutzern, digitale Assets im Katalog schnell zu finden, indem sie einfach Wörter in die Suchleiste eingeben. Die entsprechenden Elemente werden dann im Asset-Ansichtsfenster angezeigt. Die anpassbare Symbolleiste ermöglicht das Hinzufügen, Hochladen und Löschen von Assets und zeigt außerdem häufig genutzte Funktionen an, wodurch die Verwaltung digitaler Assets effizient wird.

Die vielen Funktionen können für einen neuen Benutzer zunächst überwältigend wirken, aber mit der Zeit gewöhnt man sich an die Software.

Wir konnten Zeit sparen, indem wir mehrere Videoformate gleichzeitig in andere Dateitypen konvertiert haben. Die Einrichtung eines automatisierten Workflows hat die Eingabe von Metadaten und den Genehmigungsprozess optimiert.

Mir gefällt die Möglichkeit, mehrere Dokumente gleichzeitig zu öffnen, sehr gut!

Das Ein- und Auschecken der Artikel ist schwierig.

Die Arbeit anderer darf nicht überschrieben werden. Es ist schwierig, wenn jemand eine Seite bereits bearbeitet hat und man selbst daran arbeiten muss.

Es gibt viele Dinge, die mir an Portfolio gefallen. Bei der Evaluierung verschiedener DAM-Lösungen stellten wir fest, dass Portfolio die für uns wichtigen Funktionen bot und gleichzeitig in unser Budget passte. DAM-Systeme können extrem teuer und für kleine Unternehmen unerschwinglich sein. Die Möglichkeit, unsere grundlegende Ordnerstruktur mit der Funktion „Überwachte Ordner“ beizubehalten, war uns wichtig, da wir unser eigenes Organisationssystem nutzten. Andere Funktionen waren jedoch noch wichtiger – beispielsweise die Möglichkeit, Metadaten benutzerdefinierten Feldern zuzuordnen und übergeordnete Ordner-/Dateinamen als Schlüsselwörter zu verwenden. Als Benutzer finde ich das Schnellsuche-Feld mit seiner vorausschauenden Suche sowie die detaillierteren Suchfunktionen sehr leistungsstark. Für unsere Assets und unsere Dateibenennungskonvention reicht die Schnellsuche in der Regel aus, um die benötigte Auswahl für die meisten Suchen zu treffen. Die Suche lässt sich aber auch einfach und intuitiv verfeinern. Eine weitere Funktion, die ich beim Sammeln von Bildern für ein Projekt sehr nützlich finde, ist das Markieren der Bilder, die ich herunterladen möchte. Diese werden dann in der Galerie „Markierte Assets“ gesammelt, sodass ich sie in einer ZIP-Datei herunterladen kann, anstatt jede Datei einzeln herunterzuladen. Intelligente Galerien sind äußerst praktisch, da Sie Fotos aus Ihrem Katalog ganz einfach per Stichwort oder Phrase hinzufügen können – abhängig vom Feld der gespeicherten Suchanfrage. Im Hinblick auf eine langfristige Asset-Management-Strategie ist Skalierbarkeit ein wichtiger Faktor. Portfolio kann mit Ihrem Unternehmen durch die Lizenzierung von Zusatzmodulen wachsen. Wir haben kürzlich das Modul „Intelligentes Stichwort“ hinzugefügt, das unsere Sucheffizienz verbessert hat und – für den Technikbegeisterten in mir – richtig Spaß macht.

Mir ist ein kleiner Fehler in der Benutzeroberfläche von Portfolio 2017 aufgefallen, sowohl in der Browser- als auch in der Desktop-App. Die Standardbreite der Spalte „Gefilterte Felder“ (rechts) ist recht schmal. Sie entspricht etwa der Breite der Bildminiaturen. Ich würde es bevorzugen, die Spaltenbreite selbst festlegen zu können. Aktuell lässt sich die Spalte zwar per Drag & Drop erweitern, was gut ist, aber die Einstellung wird beim Neustart nicht beibehalten. Möglicherweise ist diese Funktion bereits vorhanden, ich habe sie nur übersehen. Da es sich nur um eine Kleinigkeit handelt, habe ich den Support noch nicht kontaktiert. Ich habe den Extensis-Support jedoch immer als sehr hilfsbereit und schnell bei Funktionswünschen erlebt.

Die Möglichkeit, unsere Bildmaterialsammlung zu organisieren, zu identifizieren und mit unseren Mitarbeitern zu teilen, hat es uns ermöglicht, Bilder effizienter abzurufen. Dies hat unsere Produktivität gesteigert und unsere Arbeitsabläufe für unsere verschiedenen Marketingprojekte optimiert.