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So erstellen Sie Ordner in Gmail: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Jamie Giggs

Aktualisiert 4. Januar 2023

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen von Ordnern in Google Mail

Laut Der Small Business-Blog, erhält die durchschnittliche Person jeden Tag über 100 E-Mails. Darüber hinaus erhöhen die meisten Unternehmen ihre E-Mail Marketing Budgets. Mit anderen Worten: Jetzt ist es an der Zeit, ernsthaft mit dem Sortieren Ihres Posteingangs zu beginnen.

Was wäre, wenn Sie die Belastung reduzieren und Ihre E-Mails effektiver verwalten könnten? Sie verbringen weniger Zeit damit, sich von der wachsenden Anzahl von E-Mails überwältigt zu fühlen, und können sich mehr auf Ihr Geschäft konzentrieren.

Klingt toll, aber wie genau erreicht man das?

In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie Ordner und Filter erstellen, und listen einige allgemeine Vorgehensweisen auf, um Ihre E-Mail-Organisationsfähigkeiten zu verbessern.

Was ist Google Mail?

Google Mail oder Gmail ist eine kostenlose webbasierte E-Mail-Service mit dem Benutzer E-Mails suchen, senden und empfangen können.

Unterhaltsame Tatsache: Als Gmail am 1. April 2004 zum ersten Mal gestartet wurde, hielten die Leute es für einen Aprilscherz. Vom ersten Tag an bot es 1 GB Speicherplatz – etwa 100-mal mehr als das, was auf dem Markt verfügbar war –, eine integrierte Google-Suche und organisierte Messages kostenlos in Konversationsthreads ein. Es schien also zu schön, um wahr zu sein.

Wie wir jetzt alle wissen, war es weder ein Scherz noch zu schön, um wahr zu sein.

Google hat das Produkt in diesem Jahr schließlich auf über 1.8 Milliarden aktive Nutzer ausgebaut. Ein wesentlicher Faktor für den Erfolg und das Wachstum war G Suite (Google Workspace today), mit dem Benutzer in der Cloud zusammenarbeiten, Dokumente in Echtzeit mit Google Docs teilen und E-Mails senden können – alles innerhalb eines zentralisierten Ökosystems.

Das heutige kostenlose persönliche Google-Konto hat 15 GB, die von Google Drive, Gmail und Google Fotos geteilt werden. Mit großzügigem Speicherplatz, Zugriff über Handy oder Webbrowser und nahtloser Integration aller Google-Dienste ist es leicht zu verstehen, warum sich Menschen für Gmail als E-Mail-Anbieter entscheiden.

Die Grundlagen von Gmail und seinen Funktionen verstehen

Wie Sie wahrscheinlich wissen, ist das Erstellen eines Google-Kontos einfach. Mit diesem Konto können Benutzer mit ihrer neuen Gmail-Adresse von einem Ort aus auf Workspace-, Gmail- und Google-Dienste zugreifen. Nach der Anmeldung meldet sich der Dienst auch automatisch bei allen Konten wie YouTube, Google Drive und Kalender an.

Die neun Punkte auf der rechten Seite zeigen alle wertvollen vernetzten Dienste:

Google und seine Funktionen verstehen

Kontakte von Ihrem Handy können mit Gmail synchronisiert und gesichert werden. Wenn Sie Massenkontakte von verschiedenen E-Mail-Anbietern importieren möchten, unterstützt Gmail mehrere, z. B. AOL, Hotmail und Yahoo!:

Gmail-Einstellungsseite

Je nach Gerät gibt es verschiedene Möglichkeiten, ein weiteres E-Mail-Konto hinzuzufügen. Der obige Screenshot stammt von der Gmail-Einstellungsseite (Zahnradsymbol oben rechts, klicken Sie auf „Alle Einstellungen anzeigen“). Klicken Sie dort auf „Weitere Informationen“ und das rechte Fenster wird angezeigt. Klicken Sie anschließend auf „Ein weiteres E-Mail-Konto zum Google Mail-Konto hinzufügen“, das blau markiert ist, und die Anweisungen von Google führen Sie durch jeden Abschnitt.

Die Google Mail-Benutzeroberfläche ist unkompliziert und Sie können das Suchfeld verwenden, um bestimmte Anhänge in früheren E-Mails oder Schlüsselwörtern zu finden. Das Erstellen einer E-Mail ist einfach: Klicken Sie auf „Verfassen“, schreiben Sie sie und senden Sie sie ab. Sie können wichtige E-Mails in Ihrem Posteingang auch mit dem Sternsymbol oder dem Tag „Wichtig“ markieren, etwa so:

Gmail-Labels

Gmail-Ordner sind bekannt und werden als „Labels“ bezeichnet. Sie helfen bei der Organisation der Messages in Ihrem Posteingang. Sie können E-Mails mit mehr als einem Label kategorisieren, z. B. „persönlich“, „wichtig“ und „Familie“ – Sie können beliebig viele neue Labels hinzufügen. Darüber hinaus können Sie die Farben an Ihre Etiketten anpassen, damit sie auffallen:

Gmail-Labels

Labels finden Sie am häufigsten im linken Menübereich, wenn Sie in der Liste nach unten über „Kategorien“ hinaus scrollen (klicken Sie auf „Mehr“, um darauf zuzugreifen). Labels können auf einzelne E-Mails angewendet werden und funktionieren gut mit Filtern (die als Regelwerk fungieren).

Sie können Filter basierend auf bestimmten Schlüsselwörtern, Absendern und Betreffs anwenden. Sie funktionieren am besten, wenn sie auf Labels angewendet werden, um Ihren Posteingang zu optimieren (und Labels einen höheren Zweck zu geben).

Warum sollten Sie Etiketten verwenden, um Ihre E-Mails zu organisieren?

Mit Labels behalten Sie den Überblick über Ihren Posteingang und helfen Ihnen, Ihren E-Mail-Fluss zu verwalten, damit Sie Ihre Arbeit produktiver verwalten können. Obwohl Labels Ordner sind, bieten sie mehr Flexibilität, da Sie E-Mails mit mehreren verschiedenen Labels kennzeichnen können (wie Tags, die Sie in anderer Software finden).

So erstellen Sie einen neuen Google Mail-Ordner auf Ihrem Computer

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Labels, Filter und untergeordnete Labels (Unterordner) in Gmail hinzuzufügen. Nachfolgend finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die einfachste Methode.

Schritt 1: Melden Sie sich bei Ihrem Gmail-Konto an

Geben Sie „Gmail“ in Google ein, wählen Sie das erste Suchergebnis aus oder klicken Sie auf die Schaltfläche „Anmelden“ in der oberen rechten Ecke:

Einrichten Ihres Gmail-Kontos

Geben Sie Ihre Gmail-E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein, um sich bei Ihrem Posteingang anzumelden:

Google Mail-Anmeldeseite

Schritt 2: Erstellen Sie ein neues Etikett

Scrollen Sie im linken Menübereich nach unten und klicken Sie auf „Neues Etikett erstellen“:

Erstellen eines neuen Labels in Gmail

Als Nächstes erscheint ein Feld, in dem Sie aufgefordert werden, „Bitte geben Sie einen neuen Labelnamen ein“ (siehe Schritt 3 für einige Ideen hier).

Nachdem Sie Ihren Namen eingegeben haben, lassen Sie das Kontrollkästchen „Nest label under“ deaktiviert. Andernfalls erstellen Sie einen Unterordner. Klicken Sie dann auf „Erstellen“, um den Schritt abzuschließen.

Erstellen eines neuen Labels in Gmail

Eine Benachrichtigung wird in Ihrem Posteingang angezeigt. Siehe das Bild unten:

Erstellen eines neuen Labels in Gmail

Schritt 3: Finden Sie Ihr Etikett und färben Sie es

Jetzt müssen Sie das erstellte Etikett finden und es einfärben. Gehen Sie dazu in den linken Menübereich und klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Namen des Labels.

Es sollte eine Option „Etikettenfarbe“ und eine Auswahl an Farben geben, aus denen insgesamt ausgewählt werden kann. Wählen Sie eine Farbe passend zu Ihrem Etikett oder klicken Sie auf „Benutzerdefinierte Farbe hinzufügen“:

Erstellen eines neuen Labels in Google Mail - Farben

Eine Benachrichtigung wird angezeigt, und Sie sollten die Farbänderung wie folgt sehen:

Wortbild 146628 11

Das neue Etikett ist nun fertig; Sie können diese Schritte wiederholen, um mehrere Etiketten zu erstellen.

Hier sind vier Labels, die Sie für eine gute Struktur verwenden können:

  • Abgeschlossen (Maßnahmen ergriffen)
  • Fokus erforderlich (erfordert viel Lektüre)
  • Nicht wichtig (allgemeine E-Mail)
  • Dringende Reaktion (hohe Priorität)

Schritt 4: E-Mails mit Labels markieren

Im nächsten Schritt kennzeichnen Sie Ihre E-Mails mit den entsprechenden Labels.

Klicken Sie dazu auf die E-Mails in Ihrem Posteingang und dann auf das Kontrollkästchen daneben:

Erstellen eines neuen Labels in Gmail

Gehen Sie dann zum Label-Symbol neben den drei vertikalen Punkten, klicken Sie auf die relevanten Labels für die ausgewählten E-Mails und klicken Sie abschließend auf Übernehmen, etwa so:

Erstellen eines neuen Labels in Gmail

Auf die ausgewählten E-Mails sollten nun die richtigen Labels angewendet werden, wie unten gezeigt:

Erstellen eines neuen Labels in Gmail

Sie können Labels auch beim Lesen einer neuen E-Mail anwenden, indem Sie die Label-Schaltfläche (innerhalb der E-Mail) selbst auswählen.

Schritt 5: Erstellen Sie einen Filter für Ihre Etiketten

Durch das Erstellen eines Filters für Ihre Labels können Sie unnötige E-Mails reduzieren. Sie können die Regeln auf bestimmte Labels anwenden.

Klicken Sie auf der rechten Seite auf „Suchoptionen anzeigen“, etwa so:

Wortbild 146628 15

Und füllen Sie die zutreffenden Kategorien aus:

Erstellen eines neuen Labels in Gmail

Sobald Sie einige Details eingegeben haben, wird die Schaltfläche „Filter erstellen“ blau angezeigt. Mach dir keine Sorgen; Hier ist eine kurze Anleitung zu den verwendeten Begriffen:

  • Unter „Von“ können Sie E-Mail-Adressen oder Domänennamen hinzufügen.
  • „An“ bezieht sich auf andere, die Sie einbeziehen möchten; Dies könnte in einem Arbeitsplatzszenario verwendet werden, aber nur von Personen, denen Sie vertrauen. Im Zweifelsfall leer lassen.
  • „Betreff“ ist der E-Mail-Titel; Geben Sie auch hier nur das ein, was Ihrer Meinung nach für Ihren Filter erforderlich ist.
  • "Enthält die Wörter" eignet sich hervorragend für Schlüsselwörter oder Phrasen.
  • Datum innerhalb hat eine Dropdown-Option für verschiedene Zeiträume, und rechts gibt es einen Kalender für bestimmte Daten.
  • Die Suche verfügt über Dropdown-Optionen, wo Sie den Filter anwenden möchten, z. B. „Posteingang“, „Alle E-Mails“ usw.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die blaue Schaltfläche, um einen Filter zu erstellen.

Eine Liste mit wichtigen Optionen wird angezeigt. Kreuzen Sie die entsprechende Auswahl an, die zutrifft, wie folgt:

Erstellen eines neuen Labels in Gmail

Wählen Sie „Posteingang überspringen“, wenn Sie möchten nicht möchten, dass diese E-Mail in Ihrem Posteingang angezeigt wird. Klicken Sie dann auf „Label anwenden“.

Klicken Sie abschließend auf „Filter auch auf die übereinstimmenden Konversationen anwenden“ – dies kann die Anzahl der E-Mails reduzieren, die in Ihrem Posteingang eingehen. Daraufhin erscheint eine Benachrichtigung, dass Sie einen Filter erstellt haben.

Herzlichen Glückwunsch, Sie haben Label(s) und Filter erstellt. Die Anzahl der messages erscheint nun neben Ihrem neuen Etikett:

Erstellen eines neuen Labels in Gmail

So erstellen Sie Ordner in Gmail.

So erstellen Sie einen Unterordner in Google Mail

Sie wissen also, wie man Labels erstellt und Filter anwendet, aber was ist mit einem Unterordner? In diesem nächsten Abschnitt wird erläutert, wie Sie einen Unterordner (auch als Unterlabels bezeichnet) in Google Mail hinzufügen.

Erwähnenswert ist, dass Sie einen Unterordner auf dieselbe Weise erstellen können wie beim Hinzufügen eines neuen Etiketts. Klicken Sie einfach auf „Neues Label hinzufügen“, benennen Sie es und aktivieren Sie „Label verschachteln“ unter dem Dropdown-Feld, um einen Unterordner zu erstellen.

Das heißt, die folgende Methode hat bereits das gewünschte Label – und es wird automatisch ausgefüllt.

Schritt 1: Fügen Sie einen neuen Unterordner hinzu

Klicken Sie auf die drei vertikalen Punkte neben dem Label, dem Sie einen Unterordner hinzufügen möchten. Eine Liste wird angezeigt. Klicken Sie in dieser Liste auf „Sublabel hinzufügen“. Es sollte so aussehen:

Erstellen eines neuen Labels in Gmail

Schritt 2: Benennen Sie Ihren Unterordner

Ein Feld wird angezeigt und das 'Nest label under' wird automatisch ausgefüllt, etwa so:

Erstellen eines neuen Labels in Gmail

Benennen Sie Ihren Unterordner weiter und klicken Sie dann auf „Erstellen“.

Danach erhalten Sie eine Benachrichtigung ähnlich der folgenden Abbildung:

Wortbild 146628 21

Schritt 3: Überprüfen Sie den Unterordner und färben Sie ihn ein

Suchen Sie einfach unter einem Label nach Ihrem neuen Unterlabel, etwa so:

Wortbild 146628 22

Dieser Unterordner kann mit einer Farbe angepasst werden, genau wie Sie es mit den Etiketten getan haben:

Erstellen eines neuen Labels in Gmail - Labels

Schritt 4 (optional): Wählen Sie alle E-Mails aus, die Sie dem Unterordner hinzufügen möchten

Um E-Mails zu einem Unterordner hinzuzufügen, wählen Sie einfach die messages in Ihrem Posteingang und kreuzen Sie die entsprechenden Kästchen an.

Wählen Sie dann Ihr Unterlabel aus und klicken Sie auf „Übernehmen“:

Erstellen eines neuen Labels in Gmail

Nach Abschluss dieses Schritts wird eine Benachrichtigung angezeigt:

Wortbild 146628 25

Wenn Sie Ihre ausgewählten Konversationen in andere Labels oder Unterlabels verschieben möchten, klicken Sie links auf das Symbol mit einem Ordner und einem Pfeil:

Erstellen eines neuen Labels in Gmail

Anschließend erscheint eine Benachrichtigung:

Wortbild 146628 27

So erstellen Sie Unterordner in Gmail.

So erstellen Sie einen neuen Google Mail-Ordner mit der mobilen App

Diese Methode gilt sowohl für Android- als auch für iPhone-Geräte. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Gerät mit der neuesten Version der Google Mail-App (über Google Play oder den App Store) aktualisieren, bevor Sie mit den folgenden Schritten beginnen.

Schritt 1: Öffnen Sie die Gmail-App

Öffnen Sie die App auf Ihrem Mobilgerät wie folgt:

Erstellen eines neuen Labels in Gmail

Schritt 2: Finden Sie die Menüschaltfläche

Tippen Sie in der Google Mail-App auf die Menüschaltfläche, wie unten gezeigt:

Erstellen eines neuen Labels in Gmail

Scrollen Sie von dort in der Leiste nach unten, bis Sie den Etikettenbereich erreichen, und tippen Sie auf „Neues Etikett erstellen“:

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Das war es für diesen Schritt.

Schritt 3: Benennen Sie das Etikett

Jetzt müssen wir das Label benennen. Klicken Sie dazu auf „Neues Label benennen“ und anschließend auf „Fertig“.

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Ein leerer Ordner wird erstellt, wie unten gezeigt:

Wortbild 146628 32

Schritt 4: Wählen Sie E-Mails für das Label aus

Tippen Sie auf die Menüschaltfläche und wählen Sie die E-Mails aus, die Sie dem neu erstellten Label (Ordner) hinzufügen möchten:

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Um die E-Mail auszuwählen, tippen und halten Sie sie – sie wird dann hervorgehoben angezeigt. Tippen Sie als Nächstes auf das Symbol mit den drei horizontalen Punkten.

Schritt 5: Verschieben der E-Mails in die Ordner

Tippen Sie nun auf „Etikett“ und wählen Sie das gewünschte Etikett aus:

Wortbild 146628 34

Tippen Sie abschließend auf das Häkchen rechts neben dem Label, um den Vorgang abzuschließen.

Sie sehen eine Benachrichtigung, die besagt, dass es dem Ordner hinzugefügt wurde. So erstellen Sie Ordner in Google Mail mit der mobilen App.

Nützliche Hacks für den Google Mail-Posteingang

Nachfolgend finden Sie einige nützliche Google Mail-Posteingangs-Hacks.

1-Hack

Mit den Google Mail-Einstellungen (das Zahnradsymbol) können Sie alles in Ihrem Posteingang verwalten. Sie können Labels und Filter erstellen und bei Bedarf sogar löschen.

Wenn Sie nicht auf die mobile Gmail-App zugreifen können, können Sie sich über Ihr Telefon bei Gmail Desktop anmelden und dann Labels aus den Gmail-Einstellungen unter „Labels“ hinzufügen.

2-Hack

Mit der praktischen Funktion „Senden rückgängig machen“ von Gmail können Sie die Kontrolle über die E-Mail zurückerlangen, sodass Sie den Anhang (oder den Empfänger, den Sie möglicherweise übersehen haben) hinzufügen können:

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Die standardmäßige Fünf-Sekunden-Benachrichtigung kann über das Dropdown-Menü unten auf der Seite auf bis zu 30 Sekunden verlängert werden:

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3-Hack

Sie können Ihren Posteingang so einrichten, dass wichtige E-Mails zuerst angezeigt werden, indem Sie „Schnelleinstellungen“ auswählen, auf das Zahnradsymbol klicken und dann auf „Wichtig zuerst“ klicken:

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Jedes Mal, wenn Sie auf das Symbol „Wichtig“ klicken, bringen Sie Google AI bei, welche E-Mails wichtig sind, und Sie können die Markierung von Nachrichten schnell aufhebensageDas sind keine. Oder, wenn Sie markierte E-Mails zuerst anzeigen möchten, kreuzen Sie einfach „Zuerst markiert“ an; Der einzige Unterschied zu markierten E-Mails besteht darin, dass Google sie nicht automatisch für Sie markiert.

4-Hack

Wussten Sie, dass Sie eine E-Mail senden können, die sich nach einem bestimmten Zeitraum selbst löscht? Es ist von Vorteil, wenn Sie vertrauliche Informationen „nur für Ihre Augen“ an eine andere Person senden – sie kann die Mes nicht senden, weiterleiten oder druckensage.

Wählen Sie in einer geöffneten E-Mail „Vertraulichen Modus umschalten“ wie folgt aus:

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Ein Feld mit Dropdown-Auswahlmöglichkeiten wird angezeigt:

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Nachdem Sie das Ablaufdatum ausgewählt haben, klicken Sie auf „Speichern“ und ein neues Feld wird in der E-Mail angezeigt:

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Jetzt können Sie Ihre E-Mail an den Empfänger senden.

5-Hack

Um eine weitere Sicherheitsebene in „Vertraulichen Modus umschalten“ hinzuzufügen, können Sie sich auch für die zweistufige Authentifizierung entscheiden, indem Sie das Kästchen „SMS-Passwort“ ankreuzen, etwa so:

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Google sendet einen Passcode an das Handy des Empfängers; Nur sie können die E-Mail mit dem bereitgestellten Code öffnen.

Konklusion

Inzwischen wissen Sie, wie Sie Labels und Filter erstellen, und haben einige allgemeine Tipps zur Strukturierung Ihres Posteingangs in Google Mail kennengelernt. Wenn Sie Vorschläge haben, wie Sie Ihren Posteingang organisieren können, können Sie sich gerne an der folgenden Diskussion beteiligen.

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Jamie hat seine Karriere in verschiedenen Positionen als Autor, Redakteur und Geschichtenerzähler in der Internetbranche verbracht. Er hat für mehrere führende Online-Geschäfts- und Softwarepublikationen geschrieben, darunter solche wie QuickSprout, Crazy Egg oder Business of Apps.

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