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Ihr ultimativer Leitfaden für effektives Webinar-Management (2024)

Axel Grubb

Aktualisiert 1. September 2023

Für Unternehmen, die Webinare in die gesamte Geschäftsstrategie einbeziehen möchten, ist es von entscheidender Bedeutung, einen zuverlässigen Webinar-Managementprozess zu entwickeln, um qualitativ hochwertige Inhalte zu produzieren.

Hosten eines Webinars ist eine effektive Möglichkeit, das Marketing eines Unternehmens anzukurbeln, da es Ihnen ermöglicht, Ihren Wert mit einem globalen Publikum zu teilen und mehr Verbindungen aufzubauen. Webinare sind im Vergleich zu Präsenzseminaren in der Regel zugänglicher, bequemer und kostengünstiger und das macht sie heute so beliebt.

Wenn Webinar-Management ein neues Konzept für Sie ist, dann ist dies das Richtige für Sie Findstack Der Leitfaden ist ein perfekter Ausgangspunkt, der Ihnen die besten Vorgehensweisen vermittelt Webinar-Tools um sicherzustellen, dass Ihr Webinar ein Erfolg wird. 

Bereit? Lass uns eintauchen!

Was ist Webinar-Management? 

Unter Webinar-Management versteht man den Prozess der Organisation, Planung und Durchführung eines erfolgreichen Webinars von Anfang bis Ende. Es umfasst verschiedene Phasen, wie zum Beispiel:

1. Planung vor der Veranstaltung

Dazu gehört die Festlegung von Zielen, die Auswahl eines Themas, die Auswahl einer geeigneten Plattform und die Identifizierung der Zielgruppe. Dazu gehört auch die Vorbereitung von Inhalten, die Erstellung einer Agenda und die Koordination mit Referenten und Moderatoren.

2. Förderung

In dieser Phase erstellen und implementieren Webinar-Manager Marketingstrategien, um die Anmeldungen und die Teilnahme zu steigern. Dies kann E-Mail-Kampagnen, Social-Media-Werbung, bezahlte Werbung und die Nutzung von Partnernetzwerken umfassen.

3. Technischer Aufbau

Zur Webinar-Verwaltung gehört die Sicherstellung, dass alle technischen Aspekte vorhanden sind, wie z. B. Audio-, Video- und Bildschirmfreigabefunktionen. Dazu gehört auch die Einrichtung interaktiver Funktionen wie Umfragen und Fragen und Antworten sowie das Testen der Webinar-Plattform, um technische Probleme während der Veranstaltung zu vermeiden.

4. Moderation von Live-Events

Am Tag des Webinars stimmen sich die Manager mit den Referenten ab, verwalten die Einbindung des Publikums und beheben eventuell auftretende technische Probleme. Sie überwachen und moderieren auch den Chat, die Frage-und-Antwort-Runde und andere interaktive Funktionen.

5. Nachbereitung nach der Veranstaltung

Nach dem Webinar umfasst das Management die Analyse von Anwesenheits- und Engagement-Kennzahlen, das Sammeln von Feedback usw pflegen führt durch Folge-E-Mails und Content-Sharing. Zu dieser Phase gehört auch die Bereitstellung der Webinar-Aufzeichnung zur On-Demand-Ansicht und die Messung des Gesamterfolgs der Veranstaltung.

Warum ist Webinar-Management wichtig? 

Möglichkeit, die Zeit zu maximieren

Wenn Sie einem effektiven Webinar-Management Priorität einräumen, können Sie viel einfacher sicherstellen, dass Ihr Webinar planmäßig und im von Ihnen vorgesehenen Zeitrahmen durchgeführt wird. Auf diese Weise erhalten Sie die optimale Aufmerksamkeit und das Engagement Ihrer Teilnehmer, da Sie ihre Zeit nicht durch Verzögerungen aufgrund eines schlechten Zeitmanagements verschwenden. 

Hilft, technische Probleme zu vermeiden

Die Sicherstellung der Effizienz ist ein großer Teil eines hervorragenden Webinar-Managements. Es gibt viele technische Aspekte, die Sie bei der Ausrichtung eines Webinars berücksichtigen müssen, wie z. B. Zugänglichkeit für die Teilnehmer, reibungslose Benutzererfahrung, erfolgreiches Teilen von Inhalten, Einbindung der Online-Teilnehmereinbindung und vieles mehr. Sie benötigen eine sorgfältige und konsequente Planung, um die bestmögliche Lieferung zu gewährleisten und unnötige Unterbrechungen zu vermeiden. 

Sorgt für ein erfolgreiches Webinar

Die Planung und Vorbereitung eines erfolgreichen Webinars erfordert viel Arbeit. Wenn Sie sich jedoch die Mühe machen und die Strategien einbeziehen, die wir gleich mit Ihnen teilen, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass Sie ein unvergessliches Webinar veranstalten, das Ihnen beim Erreichen Ihrer Geschäftsziele hilft. 

Best Practices für das Webinar-Management

Halten Sie eine Checkliste bereit

Sie müssen eine Webinar-Management-Checkliste als nützliches Organisationstool für das Webinar-Planungsteam entwickeln. Dadurch bleiben alle auf dem gleichen Stand und verlieren nie den Überblick über alle Aspekte, um die Sie sich vor, während und nach der Veranstaltung kümmern müssen. 

Hier ist eine umfassende Beispiel-Checkliste, die Ihnen eine Vorstellung davon gibt, wie Sie Ihr Webinar organisieren können: 

Aufgaben vor dem Webinar

  • Definieren Sie das Thema des Webinars
  • Bestätigen Sie das entsprechende Datum und die entsprechende Uhrzeit (achten Sie dabei auf die wichtigsten Zeitzonen, die basierend auf der Zielgruppe berücksichtigt werden sollen).
  • Erstellen Sie die Agenda und Präsentationsmaterialien
  • Wählen Sie die passende Webinar-Plattform aus und testen Sie sie
  • Bereiten Sie Marketingmaterialien für das Webinar vor
  • Versenden Sie Webinar-Einladungen und richten Sie Erinnerungsintervalle für diejenigen ein, die sich anmelden
  • Halten Sie einen Backup-Plan bereit, um sich auf technische Schwierigkeiten vorzubereiten

Während des Webinars

  • Stellen Sie Moderatoren und Gastredner vor
  • Qualitätsprüfung von Audio und Video
  • Überwachen Sie das Engagement der Teilnehmer (z. B. Live-Chats, Umfragen, Fragen der Teilnehmer).
  • Betonen Sie die Einhaltung des Zeitplans, indem Sie das Timing im Auge behalten
  • Zeichnen Sie das Webinar auf

Nach dem Webinar

  • Sammeln Sie Feedback, um den Erfolg des Webinars zu bewerten
  • Follow-up mit den Teilnehmern per E-Mail (kann einen Link zur Webinar-Aufzeichnung enthalten)
  • Teilen Sie Feedback mit dem Team
  • Analysieren Sie alle aus Umfragen und Umfragen gesammelten Daten, um zukünftige Webinare zu verbessern
  • Notieren Sie sich die Kontaktinformationen der Teilnehmer für zukünftige Webinare
  • Archivieren Sie alle Inhaltsmaterialien des Webinars 

Sie müssen auch überlegen, wie Sie diese Checkliste am effektivsten mit Ihren Teammitgliedern teilen können. Vielleicht möchten Sie es einfach halten, indem Sie ein freigegebenes Google Sheet verwenden oder sich für die Verwendung eines entscheiden Projektmanagement-Tool Felsen der Yoga-Therapie: 

Die letztere Option ist möglicherweise besser, da Sie Benachrichtigungen erstellen, Materialien einfacher teilen und einzelne Aufgaben effizienter zuweisen können. 

Webinar-Planungsplandiagramm
Quelle: Xoxoday

Kennen Sie Ihre Teilnehmer

Sobald Sie Ihre Anmeldung für Ihr Webinar abgeschlossen haben, benötigen Sie genügend Zeit, um Ihre Teilnehmer zu bewerten, damit Sie ihnen ein maßgeschneidertes und wertvolles Erlebnis bieten können. Wenn Sie außerdem wissen, welche Art von Teilnehmern anwesend sein werden, können Sie sie in die entsprechenden Gruppen unterteilen (insbesondere, wenn Sie die Gruppen nach Anfänger-, Fortgeschrittenen- und Fortgeschrittenensegmenten unterteilen). Dadurch erhalten Ihre Teilnehmer einen guten Eindruck von Ihrer Organisation, da jede Gruppe gewürdigt und sorgfältig betreut wird. 

Einige wichtige Fragen, die Sie stellen können, um Ihre Teilnehmer kennenzulernen, sind: 

  • Zu welchen Branchen gehören sie?
  • Mit welchen aktuellen Problemen sind sie konfrontiert?
  • Was sind ihre Ziele für die Teilnahme? 

Es liegt in Ihrem Interesse, eine zu verwenden Online Form Builder um eine Umfrage in Ihren Registrierungsprozess einzubinden. Auf diese Weise können die Teilnehmer diese Fragen selbst beantworten, was Ihnen Zeit spart.

Webinar-Anmeldeformular
Quelle: SchwerkraftFormen

Geben Sie klare Ziele für Ihr Webinar an

Ihr Team muss klare Geschäftsziele für Ihr Webinar sowie Methoden zur Messung Ihres Erfolgs entwickeln. Was erhoffen Sie sich von der Ausrichtung eines Webinars? Ihre Antworten darauf könnten sein: 

  • Teilen Sie neue Brancheneinblicke auf der Grundlage von Untersuchungen, die Ihr Unternehmen durchgeführt hat, und behaupten Sie, dass Ihr Unternehmen ein Branchenführer ist
  • Steigern Sie die Markenbekanntheit
  • Schaffen Sie Begeisterung für ein neues Produkt
  • Informieren Sie Ihr Publikum über ein Anliegen, das Ihrer Organisation am Herzen liegt
  • Vernetzen Sie sich mit führenden Branchenführern
  • Sprechen Sie einen neuen Kundenstamm an

Vereinbaren Sie ein Thema und entsprechende Referenten

Ihr Webinar kann nicht zu viele Themen behandeln, da es dadurch weniger einprägsam wird und eine geringere Chance auf eine langfristige Wirkung hat. Ein klares Ziel und Thema erleichtern den Teilnehmern die Entscheidung, ob Ihre Veranstaltung für ihre aktuellen Bedürfnisse relevant ist. Daher müssen Sie das Hauptziel in Ihrem Marketing widerspiegeln. 

Angenommen, Ihre Branche ist das Bildungswesen und Sie möchten ein Webinar veranstalten, um die Lehrmethoden für Studenten zu verbessern. Dies ist möglicherweise zu umfassend, um genügend Teilnehmer zu gewinnen. Sie sollten also die Bedürfnisse Ihrer Branche recherchieren und ein bestimmtes Thema festlegen, das Ihren Teilnehmern den größtmöglichen Nutzen bietet.  

Nachfolgend finden Sie ein großartiges Beispiel für ein Webinar mit einem klaren Thema. „Learning to Learn“ ist ein Webinar, das praktischerweise auf dem Bildungssektor basiert. Anstatt sich auf ein breites Thema zu konzentrieren, konzentrieren sie sich darauf, neurodiverse Studenten zu unterrichten. Dies ist ein großartiges Thema, auf das man sich konzentrieren kann, da in den letzten Jahren größere Anstrengungen unternommen wurden, die Lehrmethoden für neurodivergente Studierende zu verbessern, wodurch das Thema für die Teilnehmer viel relevanter und wertvoller wird.

Vereinbaren Sie ein Thema und die entsprechende Referentenseite

Der potenzielle Nutzen, den sie aus der Teilnahme am Webinar ziehen können, wird ihnen deutlich gemacht, da es das Problem anspricht und eine gültige Lösung zur Lösung des Problems bietet. Sobald Sie Ihr Thema festgelegt haben, können Sie nun mit der Suche nach den besten Rednern beginnen, um Ihrem Publikum die wertvollsten Erkenntnisse zu vermitteln. 

Glücklicherweise können Sie auf den folgenden Plattformen relevante Redner finden, wenn Sie nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen:

  • Hauptredner
  • SpeakerHub

Schreiben Sie ein kreatives Briefing

DrawinWenn Sie ein kreatives Briefing für Ihr Webinar erstellen, können Sie die Produktion Ihres Webinars strukturieren und das gesamte Team auf dem Laufenden halten. Es soll als Geschäftsplan dienen und sollte daher Folgendes umfassen:

  • Zielpublikum)
  • Webinar-Thema
  • Schlüsselthemen
  • Webinar-Visuals
  • Ihre Geschäftsziele
  • Gastredner und ihre Referenzen
  • Checkliste Fristen
  • Webinar-Zeitplan

In Ihrem kreativen Briefing können Sie auch das Format Ihres Webinars festlegen. Hier sind die beliebtesten Formate: 

Webinar-Beispielformat
Quelle: TechSuppe

Legen Sie den Zeitplan fest

Es ist sehr wichtig, die Planung Ihrer Veranstaltung sorgfältig zu planen. Dies hilft Ihnen, Konflikte mit anderen Großereignissen wie Feiertagen oder lokalen Feiern zu vermeiden. 

Bei der Erstellung Ihres Zeitplans müssen Sie auch darauf achten, dass Sie zeitlich flexibel genug sind, um Hektik zu vermeiden. Ihre Teilnehmer werden keinen Spaß an einem gehetzten Webinar haben, denn es fühlt sich so an, als würden sie um den Wert betrogen, für den sie sich angemeldet haben, und Sie gefährden Ihre Fähigkeit, sie zu einer aktiven Beteiligung an den Gesprächen zu ermutigen. Planen Sie mit Bedacht, um sicherzustellen, dass Sie genügend Zeit haben, um alles durchzugehen, einschließlich Fragen und Antworten und Diskussionen. 

Erstellen Sie einen Werbeplan

Um Ihren Werbeplan zu erstellen, müssen Sie zunächst die Zielanzahl der Registrierungen festlegen, die Sie erreichen möchten, da dies Ihnen dabei hilft, die Marketingtaktiken zu bestimmen, mit denen Sie dieses Ziel erreichen können. Es empfiehlt sich, auch die Zielanzahl der Registrierungen anzugeben, die Sie für jeden von Ihnen gewählten Werbekanal erzielen möchten. 

Dies sind die verschiedenen Werbekanäle, die Sie nutzen können:

  • Erstellen Sie eine Webinar-Landingpage
  • Bewerben Sie Ihr Webinar auf relevanten Social-Media-Kanälen (z. B. LinkedIn, Facebook, Twitter).
  • Erwägen Sie, einen Blogbeitrag zu Ihrem Seminar zu schreiben
  • Bewerben Sie Ihr Webinar mit E-Mail-Marketing

E-Mail-Marketing führt tendenziell zu einer großen Anzahl von Anmeldungen für professionelle Veranstaltungen. Stellen Sie daher sicher, dass Sie diesem Kanal Priorität einräumen. In Ihren Werbeplan müssen Sie den Zeitpunkt Ihrer E-Mail-Werbung einbeziehen, damit Sie optimale Sendezeiten nutzen (was zu mehr Öffnungen und Anmeldungen führt. Laut ON24, die besten Tage zum Versenden von Webinar-Werbe-E-Mails für den Geschäftsmarkt sind Mittwoch und Donnerstag, da die Menschen eine höhere Verfügbarkeit haben. Es steht Ihnen frei, es selbst auszuprobieren. 

Wählen Sie die beste Webinar-Plattform

Für Ihr Benutzererlebnis ist es äußerst wichtig, dass Sie die richtige Recherche durchführen, um die Plattform auszuwählen, auf der Ihr Webinar stattfinden soll. 

Hier sind einige Dinge, die Sie bei der Auswahl einer Webinar-Plattform beachten sollten: 

  • Was ist dein Budget?
  • Ist die Plattform mobilfreundlich, um sicherzustellen, dass Teilnehmer, die sich über ein mobiles Gerät anmelden, ein reibungsloses Erlebnis haben?
  • Sind alle von Ihnen benötigten Funktionen verfügbar? (z. B. Webinar-Aufzeichnung)
  • Wie viele Teilnehmer kann es aufnehmen?
  • Wie einfach ist es zu bedienen?
  • Können sich Ihre Teilnehmer effektiv engagieren?

 Nutzen Sie es gerne Findstack um Ihre Webinar-Plattformsuche anzukurbeln. Über unsere Plattform können Sie verschiedene vergleichen Webinar-Software um Ihnen dabei zu helfen, Ihren perfekten Partner zu finden. 

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Führen Sie einen Trockenlauf durch

Um festzustellen, ob Ihre Veranstaltung reibungslos verläuft, müssen Sie mindestens 3 bis 5 Tage vor der Live-Schaltung einen Probelauf durchführen. Auf diese Weise können Sie feststellen, ob Sie Änderungen an Ihrer Planung vornehmen und technische Probleme vor der Veranstaltung beheben müssen. 

Stellen Sie in Ihrer Übungsstunde sicher, dass Sie Folgendes abdecken:

  • Informieren Sie Moderatoren und Gastredner über die Funktionen der ausgewählten Webinar-Plattform. Dies hilft ihnen zu verstehen, welche Funktionen sie nutzen können. Stellen Sie sicher, dass Sie ihnen auch mitteilen, an wen sie sich wenden können, wenn sie auf Schwierigkeiten stoßen. 
  • Überprüfen Sie, ob alle Ihre Moderatoren über die entsprechende Ausrüstung verfügen, die mit Ihrer Webinar-Plattform kompatibel ist. Dazu gehören Geräte, Internetbrowser, Headsets und mehr. Wenn Sie über eine gute Webinar-Plattform verfügen, kann jeder seine Gerätekompatibilität vor der Veranstaltung testen. 
  • Gehen Sie die Bilder und die Agenda Ihres Webinars noch einmal durch, um sicherzustellen, dass alles in der richtigen Reihenfolge ist.

Wählen Sie das richtige Tool für ein effektives Webinar-Management

Webinare werden für Unternehmensleiter eindeutig immer wertvoller, um ihre Ziele zu erreichen. Durch die Verwendung der von uns beschriebenen Webinar-Management-Strategien können Sie sicher sein, dass Sie Ihrem Publikum den besten Mehrwert bieten.

Findstack ist Ihre beste Ausgangsquelle, um das zu entdecken beste Webinar-Software für Ihre Bedürfnisse. Schauen Sie sich unsere Vergleiche und Kaufratgeber an, damit Sie die beste Entscheidung treffen können! 

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Axel Grubba ist der Gründer von Findstack, eine B2B-Software-Vergleichsplattform, mit seinem Hintergrund in der Unternehmensberatung und im Risikokapital, wo er in Software investierte. In letzter Zeit hat Axel eine Leidenschaft für das Programmieren entwickelt und reist gerne, wenn er nicht gerade baut und verbessert Findstack.

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